conformidade legal certificação ISO 45001 ISO 14001

A conformidade legal na certificação ISO 45001 e ISO 14001

Design by Freepik

Assunto que causa controvérsia desde a década de 90, a conformidade legal das organizações certificadas pela ISO 14001 foi objeto de questionamento por partes interessadas como órgãos fiscalizadores e ONGs. A certificação ISO 14001 de organizações com requisitos legais não cumpridos geraram má reputação – “certificação quebra-galho” (este foi o título de uma reportagem publicada na década de 90).

Desde antes da publicação da ISO 14001 em 1996, quando da elaboração do seu texto a partir da norma inglesa BS 7750, houve calorosos debates sobre o seu texto quanto aos limites da conformidade legal e a obrigação de auto denúncia destas falhas pelas organizações e auditores para as autoridades, liderados pelos representantes dos Estados Unidos.

Desde então, estabeleceram-se regras internacionais mandatórias para o tratamento das questões de conformidade legal dentro dos critérios de certificação, considerando como resultado a sua credibilidade e valor para as partes interessadas, provendo também confiança aos órgãos reguladores sobre a gestão contínua e consistente da conformidade legal da organização. A mais recente delas é de 2017 do IAF (International Accreditation Forum) – EA-7/04 M: 2017  Legal compliance as a part of accredited ISO 14001:2015 certification, que atualiza a ISO/IEC 17021 – “Avaliação da conformidade – requisitos para organismos que fornecem auditoria e certificação de sistemas de gestão”.

Com a publicação da ISO 45001:2018, que tem grande sinergia com a ISO 14001:2015, foram estabelecidas regras similares para a auditoria dos assuntos de conformidade legal dentro da sua certificação, definidas pelo IAF MD 22:2019 “Application of ISO/IEC 17021-1 for the certification of occupational health and safety management systems (OH&SMS)”.

Vale lembrar que a gestão de conformidade legal é um assunto intrínseco às normas de sistemas de gestão ISO (algumas delas utilizam o termo Compliance), e se torna mais crítico em algumas delas, como nas citadas acima, mas também em outras como a ISO 37001 (Antissuborno), a ISO 19600/futura ISO 37301 (Compliance) e a ISO 26000 (Responsabilidade social).

Vamos abordar neste artigo as regras que se aplicam às organizações auditadas, colocando particular ênfase no tratamento das falhas em atingir a conformidade legal.

REGRAS PARA A CONFORMIDADE LEGAL NA CERTIFICAÇÃO ISO 14001/ISO 45001

As regras adotadas partem de uma visão de que a auditoria de certificação de sistemas de gestão não é inspeção de órgão fiscalizador e nem auditoria de conformidade legal (que é obrigação da organização realizar conforme item 9.1.2 das Normas ISO 14001 e ISO 45001). Além disto, consideram que a certificação confirma que o sistema de gestão se mostrou efetivo em alcançar os requisitos das normas de referência, incluindo o comprometimento em atingir a conformidade legal, e sua implementação, provendo a base e suporte para a conformidade legal continuada da organização. No entanto, ela não é uma garantia de conformidade legal.

Para gerenciar o risco de imagem da certificação, e atender às expectativas das partes interessadas regulatórias e outras afetadas pelas organizações, definiram-se as regras a seguir para a ISO 14001 e para a ISO 45001:

A organização deve demonstrar que tem um comprometimento em atender a seus requisitos legais (declarado na Política – item 5.2 das 2 Normas), e que tem capacidade de atendê-los;

O comprometimento à conformidade legal começa pela identificação da legislação aplicável à organização (item 6.1.3 das 2 Normas). A organização deve demonstrar para a certificadora que identificou e teve acesso a todos estes requisitos de cada uma das partes interessadas identificadas previamente (item 4.2 das 2 Normas – Entendendo as necessidades e expectativas das partes interessadas – incluindo os trabalhadores). Além disto, deve demonstrar que esta identificação é completa, é mantida, periodicamente atualizada e analisada criticamente. Deve ainda demonstrar como os requisitos legais se aplicam aos aspectos ambientais (ISO 14001) ou à organização (ISO 14001 e ISO 45001). Estes requisitos foram considerados para estabelecer, implementar, manter e melhorar continuamente seu Sistema de Gestão;

 A organização deve demonstrar que a determinação de objetivos/metas/planos (item 6.2 das 2 Normas) levou em conta os requisitos legais;

 A organização deve demonstrar que identificou e planejou os seus processos para atender ao Sistema de Gestão e objetivos/metas, e controlar/reduzir (item 8.1 das 2 Normas) aspectos significativos/riscos, em linha com o comprometimento para cumprir os requisitos legais. O processo deveria controlar situações onde sua ausência poderia levar a desvios legais, e definir critérios operacionais consistentes com a conformidade legal;

 A organização deve demonstrar que implementou mecanismos efetivos de monitoramento, medição, análise e avaliação (item 9.1.1 das 2 Normas) que incluam os requisitos legais;

 A organização deve demonstrar que implementou processos para avaliação completa da conformidade (item 9.1.2 das 2 Normas) com cada um dos requisitos legais aplicáveis, incluindo o conhecimento e entendimento de sua situação legal, com frequência, métodos e evidências definidos e disponíveis (no caso da ISO 14001, a palavra “processos” não é explícita). Os critérios do IAF ressaltam também a necessária competência dos avaliadores da conformidade legal (item 7.2 das 2 Normas).

 A organização deve demonstrar que implementou processos (ISO 45001) eficazes para tomada de ações de reação e corretivas (item 10.2 das 2 Normas) para não conformidade legais, em tempo apropriado e proporcionais às suas consequências. Tal tratamento envolve, sempre que possível (diante das condições nacionais legais requisitadas), informar ao órgão fiscalizador (dependendo da magnitude de seus efeitos às partes interessadas) e acordar com ele um plano de ações documentado com prazos definidos, o qual deveria ser considerado como uma prioridade dentro do Sistema de Gestão. Caso a habilidade de mitigação das consequências pela organização seja insuficiente e elas possam afetar as partes interessadas, esta comunicação deveria ser imediata;

 O organismo certificador deve avaliar a efetividade destes processos diante de quaisquer não conformidades legais e seu tratamento (item 10.2 das 2 Normas), incluindo eventuais planos de ação acordado com os órgãos fiscalizadores. O certificador deve analisar quais os riscos assumidos com a certificação, considerando as suas consequências e o atendimento das expectativas em relação às partes interessadas. Uma não conformidade deliberada ou continuada (não pontual) deve ser considerada uma falha séria ao comprometimento com o cumprimento dos requisitos legais e deve impedir a nova certificação da organização ou a suspensão/ cancelamento daquela existente. O critério prevê que, excepcionalmente, o organismo certificador pode ainda conceder a certificação, mas deve procurar evidência objetiva para confirmar se o Sistema de Gestão é capaz de alcançar a conformidade legal requerida através da completa implementação do plano de ação documentado acordado com o órgão fiscalizador. Além disto, no caso da ISO 45001, a organização deve ter endereçado todos os perigos e riscos ocupacionais aos trabalhadores e pessoal exposto, garantindo que não há atividades/ processos/situações que podem (ou vão) levar a lesões/doenças sérias (risco grave e iminente); e que durante o período de transição colocou em ação as ações necessárias para assegurar que os riscos ocupacionais são reduzidos e controlados.

 A organização deve demonstrar que incluiu nas auditorias internas (item 9.2 das 2 Normas) a avaliação do processo de avaliação periódica da conformidade legal (que pode ser feito em separado, ou não);

 A organização deve demonstrar que incluiu nas análises críticas pela direção (item 9.3 das 2 Normas) a avaliação dos resultados das avaliações de conformidade legal, e quaisquer mudanças em questões internas e externas das partes interessadas e de requisitos legais;

CONCLUSÃO

Os sistemas de gestão da ISO devem servir para prover confiança às partes interessadas da efetiva e adequada gestão dos seus temas-escopo. Certamente, a conformidade legal é um assunto fundamental da gestão das organizações, e é uma necessidade e expectativa destas partes interessadas. O Brasil possui uma legislação extremamente complexa, prescritiva e conflitante entre instâncias, o que complica sobremaneira a gestão e as auditorias de certificação, que demandam como base uma competência mais aprofundada para identificar eventuais falhas e avaliar as suas consequências. Some-se a isso a possibilidade de processo criminal contra os auditores segundo a Lei de Crimes Ambientais (Lei 9.605/98), o que ocasiona um rigor e preocupação maiores do auditor quanto à conformidade legal.

A certificação dos Sistemas de Gestão tem uma responsabilidade importante na provisão desta confiança, e as regras para aceitação da sua certificação/manutenção quanto ao comprometimento continuado à conformidade legal devem ser estritamente aplicadas, para evitar riscos reputacionais das organizações e até mesmo do próprio esquema de certificação.

O que a ISO 14001 já enfrentou em seus primórdios, pode acontecer com a nova ISO 45001 caso este assunto não seja tratado com rigor.

Vamos acompanhar o seu amadurecimento e a visão das partes interessadas!!

Michel Epelbaum – Diretor da Ellux Consultoria

Diretor da Ellux Consultoria. Tem mais de 25 anos de experiência nacional e internacional em gestão de sustentabilidade, qualidade, meio ambiente, saúde ocupacional e segurança, e compliance.  É membro dos Comitês Técnicos da ABNT de Gestão Ambiental, Antissuborno, Riscos, Governança, Responsabilidade Social e Energia. É Lead Assessor nas normas ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, ISO 45001, ISO 19600 e ISO 37001.

Consulte nossos serviços de ConsultoriaTreinamento e Auditoria em Sistemas de Gestão, inclusive nas Normas  ISO 45001 e ISO 14001.

Saiba mais em nossos posts relacionados!

A Cultura de base para os Sistemas de Gestão

A ISO 45001 e a Transição da OHSAS 18001: Estatísticas de Certificações

Estatísticas de Certificações ISO – 2018 para Normas de Sistemas de Gestão

Dia Mundial da Qualidade 2019

Atualização da ISO 9004 – Sucesso Sustentado e a Interface com os Sistemas de Gestão

 

Gostou? Compartilhe este post!

Leave Comment

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Ellux Consultoria - há 25 anos trazendo soluções em Gestão da Sustentabilidade, Qualidade e Riscos.

Oferecemos auditorias, consultoria, treinamentos e gamificações em Sistemas de Gestão com base nas Normas ISO 14001, ISO 9001, ISO 45001, ISO 37001, ISO 37301, ABNT PR 2030, ISO 26000, NBR 16001, SA 8000, ISO 50001, ISO 31000, DSC 10000 e outros modelos.