{"id":206,"date":"2016-02-23T15:54:16","date_gmt":"2016-02-23T15:54:16","guid":{"rendered":"http:\/\/elluxconsultoria.com.br\/?p=206"},"modified":"2017-03-28T21:28:32","modified_gmt":"2017-03-28T21:28:32","slug":"mudancas-nas-normas-iso-9001-e-iso-14001-parte-2-documentacao","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/elluxconsultoria.com.br\/?p=206","title":{"rendered":"Mudan\u00e7as nas Normas ISO 9001 e ISO 14001- Parte 2 &#8211; Documenta\u00e7\u00e3o"},"content":{"rendered":"<p><a href=\"http:\/\/elluxconsultoria.com.br\/wp-content\/uploads\/2016\/04\/iso.png\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignnone size-medium wp-image-196\" src=\"http:\/\/elluxconsultoria.com.br\/wp-content\/uploads\/2016\/04\/iso-300x102.png\" alt=\"iso\" width=\"300\" height=\"102\" srcset=\"https:\/\/elluxconsultoria.com.br\/wp-content\/uploads\/2016\/04\/iso-300x102.png 300w, https:\/\/elluxconsultoria.com.br\/wp-content\/uploads\/2016\/04\/iso-380x131.png 380w, https:\/\/elluxconsultoria.com.br\/wp-content\/uploads\/2016\/04\/iso.png 384w\" sizes=\"auto, (max-width: 300px) 100vw, 300px\" \/><\/a><\/p>\n<h1><strong>Normas ISO 9001 e 14001<\/strong><\/h1>\n<p>Neste segundo texto sobre as mudan\u00e7as das <strong>normas ISO 9001 e 14001<\/strong>, abordarei as mudan\u00e7as referentes \u00e0 documenta\u00e7\u00e3o dos sistemas de gest\u00e3o.<\/p>\n<p>As revis\u00f5es anteriores destas normas (principalmente a <strong>ISO 9001<\/strong>) j\u00e1 v\u00eam progressivamente tendo redu\u00e7\u00f5es na documenta\u00e7\u00e3o m\u00ednima necess\u00e1ria. No entanto, em 2015 houve uma \u201cradicaliza\u00e7\u00e3o\u201d no que tange a este aspecto, em dire\u00e7\u00e3o a maiores resultados.<\/p>\n<h1>Documenta\u00e7\u00e3o dos Sistemas de Gest\u00e3o<\/h1>\n<p>Inicialmente, vale comentar a unifica\u00e7\u00e3o dos termos documento\/procedimento e registros, num novo termo denominado Informa\u00e7\u00e3o Documentada, como apresentado no Anexo SL do Suplemento consolidado ISO da Diretiva ISO\/IEC Parte 1 (que define a estrutura comum para todos os sistemas de gest\u00e3o). Vamos \u00e0s defini\u00e7\u00f5es da <strong>ISO 9000:2015.<\/strong><\/p>\n<p><strong>Documento<\/strong> &#8211; informa\u00e7\u00e3o (fatos significativos sobre um objeto) e o meio no qual ela est\u00e1 contida. Ex: registro (documento que apresenta resultados obtidos ou prov\u00ea evid\u00eancias de atividades realizadas), especifica\u00e7\u00e3o (documento que estabelece requisitos), documento de procedimento (forma especificada de executar uma atividade ou um processo &#8211; documentada ou n\u00e3o), desenho, relat\u00f3rio, norma.<\/p>\n<p>Um conjunto de documentos, p.ex. especifica\u00e7\u00f5es e registros, \u00e9 frequentemente chamado de \u201cdocumenta\u00e7\u00e3o\u201d.<\/p>\n<p><strong>Informa\u00e7\u00e3o Documentada<\/strong> &#8211; informa\u00e7\u00e3o (fatos significativos sobre um objeto) que se requer que seja controlada e mantida por uma organiza\u00e7\u00e3o e o meio no qual ela est\u00e1 contida.<\/p>\n<p>NOTA 1 &#8211; Informa\u00e7\u00e3o documentada pode estar em qualquer formato ou meio (p.ex. papel, magn\u00e9tico, disco de computador de leitura \u00f3tica ou eletr\u00f4nica, fotografia ou amostra-padr\u00e3o, ou uma combina\u00e7\u00e3o destes) e pode ser proveniente de qualquer fonte.<\/p>\n<p>NOTA 2 &#8211; Informa\u00e7\u00e3o documentada pode se referir a:<\/p>\n<ul>\n<li>sistema de gest\u00e3o, incluindo processos relacionados;<\/li>\n<li>informa\u00e7\u00e3o criada para a organiza\u00e7\u00e3o operar (documenta\u00e7\u00e3o);<\/li>\n<li>evid\u00eancia de resultados alcan\u00e7ados (registros).<\/li>\n<\/ul>\n<p>Comentamos a seguir as principais mudan\u00e7as de requisitos das normas sobre a documenta\u00e7\u00e3o:<\/p>\n<p>&#8211; n\u00e3o h\u00e1 procedimentos documentados m\u00ednimos requeridos, todos s\u00e3o objeto de avalia\u00e7\u00e3o interna da organiza\u00e7\u00e3o no sentido da praticidade, racionalidade e efic\u00e1cia. A extens\u00e3o da informa\u00e7\u00e3o documentada para um sistema de gest\u00e3o deve ser avaliada considerando, dentre outros:<\/p>\n<ul>\n<li>porte da organiza\u00e7\u00e3o (tamanho, n\u00famero de funcion\u00e1rios, extens\u00e3o geogr\u00e1fica, etc.);<\/li>\n<li>tipo de atividades, processos, produtos e servi\u00e7os;<\/li>\n<li>complexidade de processos e suas intera\u00e7\u00f5es;<\/li>\n<li>compet\u00eancia de pessoas;<\/li>\n<li>riscos e oportunidades envolvidas;<\/li>\n<li>legisla\u00e7\u00e3o aplic\u00e1vel e a necessidade de demonstrar o seu atendimento.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Al\u00e9m disto, deve servir aos objetivos da organiza\u00e7\u00e3o como:<\/p>\n<p><strong>Comunica\u00e7\u00e3o de informa\u00e7\u00e3o<\/strong> \u2013 p.ex. organogramas, mapas\/fluxogramas\/descri\u00e7\u00f5es de processos, manuais, procedimentos e instru\u00e7\u00f5es de trabalho, planos estrat\u00e9gicos, modelos de formul\u00e1rios;<\/p>\n<p><strong>Evid\u00eancia de conformidade<\/strong> \u2013 p.ex. de compet\u00eancia de pessoal executando trabalhos sob o controle da organiza\u00e7\u00e3o que afeta o desempenho do sistema de gest\u00e3o, da implementa\u00e7\u00e3o do programa de auditoria e seus resultados, e de resultados de analise critica pela dire\u00e7\u00e3o;<\/p>\n<p><strong>Gest\u00e3o e compartilhamento de conhecimento;<\/strong><\/p>\n<p><strong>Dissemina\u00e7\u00e3o e preserva\u00e7\u00e3o da experi\u00eancia da organiza\u00e7\u00e3o<\/strong>.<\/p>\n<p>&#8211; os registros e os documentos internos (incluindo procedimentos e instru\u00e7\u00f5es) e externos passaram a ser tratados em um \u00fanico item. Alguns requisitos deste item (p.ex. requisitos para preserva\u00e7\u00e3o de legibilidade) s\u00e3o relacionados a todos os tipos de documentos. No entanto, podem existir diferentes requisitos para documentos contendo especifica\u00e7\u00f5es ou regras (p.ex. requisitos de controle de altera\u00e7\u00f5es) e para registros (p.ex. requisitos para recupera\u00e7\u00e3o);<\/p>\n<p>&#8211; vale comentar que os requisitos quanto ao controle de documentos e registros existentes nas vers\u00f5es anteriores n\u00e3o foram significativamente modificados (o maior impacto foi sobre a exist\u00eancia\/necessidade dos documentos e a complexidade da estrutura de documenta\u00e7\u00e3o). O texto das normas parece ser mais did\u00e1tico e com exemplos de aplica\u00e7\u00e3o;<\/p>\n<p>&#8211; nos diversos itens das normas, os requisitos de documenta\u00e7\u00e3o contendo regras s\u00e3o expressos atrav\u00e9s do texto: \u201cmanter informa\u00e7\u00e3o documentada\u201d (p.ex. escopo do sistema de gest\u00e3o, pol\u00edtica, objetivos). Por outro lado, quando se demanda a manuten\u00e7\u00e3o de um registro de evid\u00eancia, a frase padr\u00e3o adotada \u00e9 \u201creter informa\u00e7\u00e3o documentada apropriada como evid\u00eancia\u201d.<\/p>\n<p>Como conseq\u00fc\u00eancia, as organiza\u00e7\u00f5es devem avaliar seus processos, com suas entradas e sa\u00eddas, aspectos e impactos, riscos, atividades, recursos, pessoas, m\u00e9todos, resultados esperados e a forma para seu monitoramento, e definir (ou reavaliar) qual a extens\u00e3o da documenta\u00e7\u00e3o (iniciando por um mapa de processos, passando eventualmente por documentos gerais de descri\u00e7\u00e3o dos processos, avaliando-se a necessidade de detalhar partes dele ou atividades espec\u00edficas atrav\u00e9s de procedimentos ou instru\u00e7\u00f5es de trabalho), e definindo-se os registros a serem mantidos. Constitui-se em uma excelente oportunidade para simplifica\u00e7\u00e3o da documenta\u00e7\u00e3o e reorienta\u00e7\u00e3o do foco para os resultados dos processos e do sistema de gest\u00e3o.<\/p>\n<p>Vale lembrar que:<\/p>\n<p>&#8211; n\u00e3o h\u00e1 necessidade de modificar a forma como as organiza\u00e7\u00f5es nomeiam seus documentos (podem ser mantidos os nomes atualmente empregados, como procedimento, documento, registro, especifica\u00e7\u00e3o, manual, etc.);<\/p>\n<p>&#8211; continua vigente a diferen\u00e7a entre informa\u00e7\u00e3o e informa\u00e7\u00e3o documentada: onde as normas requerem informa\u00e7\u00e3o, ela s\u00f3 dever\u00e1 ser documentada se for interessante para a organiza\u00e7\u00e3o;<\/p>\n<p>&#8211; onde o texto se refere a informa\u00e7\u00e3o documentada, ela deve ser expressa atrav\u00e9s de um documento (atentar se deve ser um documento de regras ou um documento de evid\u00eancias).<\/p>\n<p>Sob o ponto de vista das auditorias, a abordagem deve ser a de questionar o processo e sua efic\u00e1cia, buscando mais os resultados do que a forma de documenta\u00e7\u00e3o (que deve ser questionada, de qualquer maneira, para entender como \u00e9 estruturada e como apoia\/facilita o processo em quest\u00e3o). Parece haver uma necessidade dos auditores terem uma vis\u00e3o mais aberta sobre o que a organiza\u00e7\u00e3o definiu em sua documenta\u00e7\u00e3o, mais do que esperar que os procedimentos X, Y e Z existam e que o sistema deva ser de um modo espec\u00edfico.<\/p>\n<p align=\"right\"><em><b>Michel Epelbaum<\/b><\/em><span class=\"apple-converted-space\">\u00a0<\/span>\u2013<span class=\"apple-converted-space\">\u00a0<\/span><em>diretor da Ellux Consultoria<\/em><\/p>\n<p style=\"text-align: left;\"><strong>Quer saber mais?<\/strong><\/p>\n<p style=\"text-align: left;\"><strong><a href=\"http:\/\/elluxconsultoria.com.br\/mudancas-nas-normas-iso-9001-e-iso-14001-parte-1\/\">Mudan\u00e7as nas Normas Parte\u00a01<\/a><\/strong><\/p>\n<p style=\"text-align: left;\"><strong><a href=\"http:\/\/elluxconsultoria.com.br\/mudancas-nas-normas-iso-9001-e-iso-14001-parte-3-riscos-e-oportunidades\/\">Mudan\u00e7as nas Normas Parte\u00a0<\/a>3<\/strong><\/p>\n<p>Consulte nossos servi\u00e7os de\u00a0<strong><a href=\"http:\/\/www.elluxconsultoria.com.br\/consultoria\/\">Consultoria<\/a><\/strong>,\u00a0<strong><a href=\"http:\/\/www.elluxconsultoria.com.br\/treinamentos\/\">Treinamento<\/a><\/strong>\u00a0e\u00a0<strong><a href=\"http:\/\/www.elluxconsultoria.com.br\/auditoria\/\">Auditoria<\/a><\/strong>\u00a0em Sistemas de Gest\u00e3o, inclusive nas Normas\u00a0<strong>ISO 14001:2015 e ISO 9001:2015<\/strong>.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Normas ISO 9001 e 14001 Neste segundo texto sobre as mudan\u00e7as das normas ISO 9001 e 14001, abordarei as mudan\u00e7as referentes \u00e0 documenta\u00e7\u00e3o dos sistemas de gest\u00e3o. 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