Neste artigo, atualizamos as informações, envolvendo a migração da OHSAS 18001 para a ISO 45001 (cujo prazo se encerraria em 12/03/2020), bem como falamos mais sobre as auditorias neste período de isolamento social na maioria dos países.

MIGRAÇÃO DA OHSAS 18001 PARA A ISO 45001  

Devido ao COVID19, o IAF publicou, em seu sítio eletrônico, em 3 de abril (atualizado em 11/04/2020) uma nova FAQ (perguntas frequentes):

P15: O que acontecerá com o período de migração da ISO 45001? Será estendido?

R15: A certificação da OHSAS 18001 pode ser estendida por até 6 meses como detalhado na FAQ 10. Isto significa que o período de transição para migrar certificações acreditadas da OHSAS 18001:2007 para a ISO 45001:2018 é estendido até 30 de setembro de 2021. A auditoria para migração pode ser feita com técnicas de auditoria remota, seguindo o que já foi esclarecido em Q5. (Resposta publicada em 3 de abril e atualizada em 11/04/2020 com texto azul).

Tal hipótese deverá ser negociada entre a organização a ser certificada e o órgão certificador, que deve definir regras específicas para conduzir as auditorias de certificação e manutenção neste período de pandemia, o que envolve diretamente as auditorias remotas.

Os critérios a serem adotados pelos organismos de certificação para esta situação foram detalhados no artigo anterior, onde foi explicado o caso de empresas certificadas pelo critério brasileiro do INMETRO. Mas todos os organismos de acreditação dos países definiram suas regras relativas a esta pandemia, seguindo a mesma orientação geral contido nas normas do IAF.

PERÍODOS DE TRANSIÇÃO ENTRE VERSÕES DIFERENTES DE NORMAS

De forma similar ao FAQ15 exposto anteriormente, a FAQ20 do IAF trata de situações de atualização de versão de normas diante da certificação (p.ex. a ISO 50001 foi atualizada em 2018, a ISO 22301 foi atualizada em 2019):

P20: O que acontecerá com o período de transição (p.ex. ISO 22000:2018, ISO 50001:2018); Estes serão estendidos?

R20: Sim, os períodos de transição são estendidos por 6 meses. A auditoria de transição pode ser feita com técnicas de auditoria remota, seguindo o que já foi esclarecido em Q5.

AUDITORIA REMOTA DE CERTIFICAÇÃO/MANUTENÇÃO

Apesar de já estar normatizado pelo IAF (IAF ID 12:2015; IAF MD 4:2018) e pela ISO 19011 há alguns anos, a auditoria remota ganhou bastante atenção neste período de pandemia, pois se tornou vital para não parar os processos de certificação/manutenção.

Devem ser considerados aspectos como riscos e oportunidades envolvidos (bem como os controles adotados para tornar os riscos aceitáveis), segurança, confidencialidade, integridade das evidências, confiabilidade da TIC (Tecnologia de Informação e Comunicação) e competência dos auditores para uso das TICs.

As TICs são as tecnologias para coletar, armazenar, recuperar, processar, analisar e transmitir informação. Elas incluem software e hardware como smartphones, dispositivos portáteis, computadores laptop e desktop, drones, câmeras de vídeo, tecnologia vestível, inteligência artificial, e outras. Exemplos do uso de TIC durante auditorias pode incluir, mas não limitados a:

• Reuniões: por meio de instalações de teleconferência, incluindo áudio, vídeo e compartilhamento de dados;
• Auditoria de documentos e registros por meio de acesso remoto, síncrono (em tempo real) ou assíncrono (quando aplicável);
• Registro de informações e evidências por meio de vídeo estático, gravação de vídeo ou áudio;
• Provisão de acesso visual/áudio a locais remotos ou potencialmente perigosos.

Na semana passada participei de uma live, com um órgão certificador, que relatou sua experiência com auditorias remotas de sistemas de gestão, inclusive uma completamente remota, destacando-se:

• Questionamento prévio ao cliente sobre as TICs usadas, como os dados são armazenados e recuperados, processos, dentre outros;
• Seleção prévia dos processos potencialmente objetos da auditoria remota;
• Análise de riscos abrangente (p.ex. riscos de integridade e confiabilidade dos dados, de falha da comunicação, de mau uso da TIC), e a adoção de medidas de tratamento que os tornem aceitáveis (p.ex. alternativas para a comunicação, testes prévios com o cliente, envio de documentação prévia, uso de dados em nuvem);
• Cuidados com informação confidencial.

Esta previsão de auditoria remota completa é prevista pelo IAF:

P5: É possível realizar remotamente uma auditoria de certificação completa?

R5: Sim, em teoria é possível, se para o esquema específico todos os requisitos podem ser avaliados remotamente, incluindo a observação de atividades. Entretanto, isto pode mudar para esquemas específicos.

Importante frisar que o IAF definiu para o Sistema de Gestão de Saúde Ocupacional e Segurança uma FAQ específica sobre auditoria remota, com restrições sobre o controle de processos e de riscos:

P14: Para o Sistema de Gestão de Saúde Ocupacional e Segurança (SGSOS), de acordo com o IAF MD5:2019 (aplicável a partir de 7 de maio de 2020), técnicas de auditoria remota, devem se limitar a análise crítica de documentos/registros, e a entrevistas com trabalhadores. Em adição para o SGSOS, controle de processo e de controle de riscos de SOS não podem ser auditados usando técnicas de auditoria remota. Considerando as circunstâncias específicas, isto é válido?

R14: Não, considerando as circunstâncias específicas, e o fato de que o IAF MD5:2019 será aplicável a partir de 7 de maio de 2020, a restrição colocada sobre atividades de auditoria remota pelo IAF MD 5 não se aplicam. Isto significa que o controle de processo e de controle de riscos de SOS podem ser auditados usando técnicas de auditoria remota, até o fim da emergência da COVID-19.

CONCLUSÃO

Neste momento totalmente atípico de gestão de crise do COVID19, o uso de auditorias remotas, que seria implantado progressivamente ao longo de anos, foi acelerado para superar barreiras para a certificação, recertificação, sua manutenção ou migração.

As TICs passaram para o palco. Se tornaram vitais para economia, assim como para as auditorias. Nada será como antes. A inovação alcançará novos patamares, inclusive nas TICs. E as auditorias deverão se adaptar. E nós também.

Resiliência, flexibilidade e adaptação!!

Michel Epelbaum – Diretor da Ellux Consultoria

Diretor da Ellux Consultoria. Tem mais de 25 anos de experiência nacional e internacional em gestão de sustentabilidade, qualidade, meio ambiente, saúde ocupacional e segurança, e compliance.  É membro dos Comitês Técnicos da ABNT de Gestão Ambiental, Antissuborno, Riscos, Governança, Responsabilidade Social e Energia. É Lead Assessor nas normas ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, ISO 45001, ISO 19600 e ISO 37001.

Consulte nossos serviços de Consultoria, Treinamento e Auditoria em Sistemas de Gestão, inclusive nas Normas  ISO 31000, ISO 14001, ISO 9001, ISO 37001, ISO 19600, ISO 45001, ISO 26000 e ISO 50001.

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APROVADA A ISO 45001 – SISTEMAS DE GESTÃO DE SAÚDE OCUPACIONAL E SEGURANÇA!!!

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OS PASSOS PARA A IMPLEMENTAÇÃO/CERTIFICAÇÃO DA ISO 45001 E O FIM DA OHSAS 18001

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Uma semana após o último artigo, a situação se aprofundou exponencialmente… com mais de 2500 casos e mais de 50 mortes, quarentena e queda econômica evidente.

Neste contexto, o Sistema de Gestão (como já mencionado anteriomente) deve se adaptar, assim como o sistema de certificação e acreditação, como veremos neste artigo.

O INMETRO vem progressivamente emitindo comunicações oficiais sobre sua atuação e sobre os programas de acreditação e certificação diante da pandemia COVID-19, incluindo os sistemas de gestão da ISO (p.ex. ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001, ISO 37001 e várias outras).

Dentre elas, o Ofício Circular nº 4/2020/DICOR/CGCRE-Inmetro, que suspende por 3 meses (a partir do dia 23 de março de 2020) as avaliações de acreditação da CGCRE. (ou seja, a aprovação de novos organismos de certificação).

Para as organizações acreditadas, é fundamental o Ofício Circular nº 5/2020/DICOR/CGCRE-Inmetro, datado de 25/03/20, trazendo as orientações deste órgão acreditador para os Organismos de Certificação de Pessoas e Sistemas de Gestão Acreditados, diante da pandemia do coronavirus (COVID-19), o que se reflete diretamente no processo de certificação e sua manutenção. Segue um resumo deste ofício, naquilo que cabe às organizações certificadas:

1. Na impossibilidade de realização das auditorias de manutenção necessárias, as certificadoras acreditadas devem seguir seus próprios procedimentos; isto pode incluir suspensão de certificados ou, adiamento de eventos sem prejuízo do processo de manutenção da certificação (inclusive pode envolver maneiras alternativas de auditar uma organização, se julgar apropriado, como auditorias remotas via Skype ou outra ferramenta, o que poderá envolver formas adicionais para enviar as evidências, gravação, etc. Visitas em campo podem ser postergadas para pós-COVID-19).

2. Se uma auditoria de recertificação e/ou outras atividades de recertificação não puderem ser concluídas antes do vencimento de uma certificação acreditada (p.ex. ISO 45001, ISO 37001. A da ISO 19600 não é acreditada, assim como a da OHSAS pode não ser) apenas por motivos diretamente relacionados à pandemia COVID-19, será aceita a extensão da certificação por até seis meses após a data de expiração.

2.1. Esta ação deve ser precedida de uma análise de risco documentada desta certificação e, se a certificadora a qualquer momento não puder obter confiança na certificação estendida, esta deve seguir seu procedimento, incluindo a suspensão ou cancelamento do certificado.

2.2. Após completar com êxito todas as atividades de recertificação, o vencimento do certificado a ser emitido deve ser baseado no ciclo original. A certificadora não concederá tempo adicional ao ciclo de certificação da empresa. Quando a empresa for recertificada, não será por três anos a partir da decisão de recertificação, mas por três anos a partir da decisão por estender a validade.

3.As certificadoras acreditadas devem prover ao INMETRO registros (e atualizá-los mensalmente) para subsidiar o planejamento de suas avaliações de escritório e auditorias testemunha nos organismos acreditados na retomada de nossas atividades de supervisão das acreditações. Tais registros incluem:

I – A política que o organismo está seguindo no gerenciamento de clientes afetados pela pandemia COVID-19, explicando como o organismo está procedendo diante de cada situação.

II – Uma lista de certificações acreditadas pela CGCRE afetadas por disposição transitória, incluindo os dados usuais, o status (ex.: auditoria adiada, auditoria remota, prova adiada, prova remota, certificação estendida) e motivo específico da exceção (ex.: empresa parada, restrição de locomoção da equipe de auditoria ou das pessoas certificadas, local de prova interditado, etc.);

Recomendo consultar, assim que possível, o seu organismo de certificação para entender quais as regras que ele adotará neste período crítico para a manutenção da certificação e recertificação.

Todos estamos no mesmo barco. Neste momento, estamos completamente fora da normalidade. Os pensamentos, palavras e ações devem estar no modo “contingência”,  buscando retomar a continuidade normal da vida e dos negócios, com o menor impacto possível (seja de saúde, pessoal, financeiro, material, reputação, etc.).

Que possamos obter sucesso nessa jornada! Com o mínimo possível de danos!

Michel Epelbaum – Diretor da Ellux Consultoria

Diretor da Ellux Consultoria. Tem mais de 25 anos de experiência nacional e internacional em gestão de sustentabilidade, qualidade, meio ambiente, saúde ocupacional e segurança, e compliance.  É membro dos Comitês Técnicos da ABNT de Gestão Ambiental, Antissuborno, Riscos, Governança, Responsabilidade Social e Energia. É Lead Assessor nas normas ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, ISO 45001, ISO 19600 e ISO 37001.

Consulte nossos serviços de Consultoria, Treinamento e Auditoria em Sistemas de Gestão, inclusive nas Normas  ISO 31000, ISO 14001, ISO 9001, ISO 37001, ISO 19600, ISO 45001 e ISO 26000.

Saiba mais em nossos posts relacionados:

Coronavirus e Petróleo: Contexto, Gestão de Riscos e Sistemas de Gestão ISO

Riscos Globais 2019 – Fórum Econômico Mundial

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Auditorias Ambientais – Presenciais e Remotas

» Está cada vez mais presente a necessidade de assegurar o compromisso para com o meio ambiente a acionistas, clientes, comunidade, governo, organismos de financiamento, companhias seguradoras e empresas parceiras ou interessadas em adquirir o seu negócio. Para tanto, as auditorias independentes são usualmente empregadas.

Nosso Escopo de Serviços

A Ellux Consultoria pode conceber, preparar e realizar protocolos, procedimentos e programas da auditoria para:

• diagnósticos em Sistemas de Gestão e/ou Gap Analysis.
• diagnósticos da gestão existente para definir projetos de implementação de sistemas de gestão ambiental de acordo com modelos normativos estabelecidos (p.ex. ISO 14001, Processo Atuação Responsável).
• diagnósticos Técnicos e Legais.
• auditorias Internas de Sistemas de Gestão.
• auditorias de conformidade legal, voluntariamente demandadas ou definidas por exigência legal.
• auditorias e programas ambientais corporativos. 
• auditorias de Sistemas de Gestão, Legais e Técnicas em Fornecedores.
• termos de compromisso ou de ajustamento de conduta com órgãos públicos.
• avaliação de relatórios/balanços ambientais e de sustentabilidade.

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“O SGA implementado foi considerado um sucesso e certificado pela ABS com louvor. Michel é um profissional experiente, extremamente competente, idôneo e com ótima relação interpessoal.”
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Auditorias Realizadas
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100
Empresas Certificadas
1

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Como já noticiado anteriormente, estas duas normas importantes estão em fase final de validação, mediante os comentários da sociedade no período da consulta nacional, através do site da ABNT. 

NBR ISO 19011

A ISO 19011 –  Diretrizes para auditoria de sistemas de gestão – foi publicada em julho de 2018, e agora sua tradução idêntica está em consulta nacional até o dia 13 de dezembro de 2018.

O objetivo da ISO 19011 é dar suporte às organizações proporcionando uma abordagem uniforme do processo de auditoria tanto na auditoria interna como na externa. Esta Norma é a principal referência normativa para a realização de auditorias e se aplica a todos os Sistemas de Gestão como: ambiental (ISO 14001:2015), qualidade (ISO 9001:2015), antissuborno (ISO 37001:2016), saúde ocupacional e segurança (ISO 45001:2018), segurança da informação (ISO 27001:2013) e energia (ISO 50001:2011).

Saiba mais sobre este assunto em nossos posts relacionados:

Publicada a ISO 19011: 2018 – Diretrizes para Auditoria de Sistemas de Gestão

NBR 19601

Como já relatado anteriormente em outros posts, a Norma Brasileira NBR 16901 – Sistema de Gestão de Compliance (SGC) – Requisitos tem sua segunda consulta nacional disponibilizada no site da ABNT, para receber comentários das partes interessadas até o dia 29 de novembro de 2018.

A ABNT iniciou a elaboração desta norma em 2017, considerando o interesse demonstrado por diversas organizações no Brasil pela certificação de Sistemas de Gestão de Compliance (dado que a ISO 19600 não tem este objetivo), tendo como base a tradução não oficial da norma ISO 19600 (Sistema de Gestão de Compliance – Diretrizes), com correções, e a NBR ISO 37001 (Sistemas de gestão antissuborno — Requisitos com orientações para uso).

Saiba mais sobre este assunto em nosso post relacionado:

NBR 19601 certificável (Sistema de Gestão de Compliance) saindo do forno!

ATENÇÃO: O PROJETO ABNT NBR 19601 JÁ ESTÁ DISPONÍVEL PARA CONSULTA NACIONAL!

Convido aos interessados a opinar sobre a consulta nacional destas normas. Vamos contribuir para a evolução da tão necessária gestão!

Michel Epelbaum – diretor da Ellux Consultoria

Consulte nossos serviços de Consultoria, Treinamento e Auditoria em Sistemas de Gestão de Compliance e Integridade, nas Normas ISO 37001 – antissuborno e ISO 19600– compliance.

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Acaba de ser publicada a revisão da importante Norma ISO 19011 – Diretrizes para Auditoria de Sistemas de Gestão, que é referência para todos os processos de auditoria interna e externa dos vários sistemas de gestão (p.ex. ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, ISO 45001, ISO 50001, ISO 37001, etc.).

O objetivo da revisão da ISO 19011 é atualizá-la para garantir que continue fornecendo orientação efetiva para abordar mudanças no mercado, tecnologias em evolução e uma abordagem uniforme e harmonizada do processo de auditoria dos sistemas de gestão, permitindo a auditoria eficaz em vários sistemas ao mesmo tempo (quando a norma foi publicada pela última vez em 2011, haviam 11 normas de sistemas de gestão, mas esse número cresceu significativamente para mais de 70 atualmente).

O escopo do documento inclui os princípios de auditoria, gerenciamento de um programa de auditoria e condução de auditorias de sistema de gestão, bem como orientação sobre a avaliação da competência de indivíduos envolvidos no processo de auditoria. Essas atividades incluem o(s) indivíduo(s) que gerencia(m) o programa de auditoria, auditores e equipes de auditoria.

Aplicabilidade da ISO 19011:2018

A Norma é aplicável a todas as organizações que precisam planejar e conduzir auditorias internas ou externas de sistemas de gerenciamento ou gerenciar um programa de auditoria, seja para auditorias de primeira parte, segunda parte ou terceira parte (neste último caso devem ser considerados também os requisitos da Norma ISO/IEC 17021), tanto para auditorias com um auditor como para aquelas mais complexas envolvendo uma equipe de auditores.

Principais Mudanças da ISO 19011:2018

As principais mudanças da norma declaradas pela ISO em seu prefácio são:

• Inclusão de um novo sétimo princípio de auditoria – “abordagem baseada em risco”, com dicas sobre a auditoria de riscos/oportunidades e informações sobre como aplicá-lo;
• Expansão das diretrizes para gestão de um programa de auditoria, incluindo os seus riscos;
• Expansão das diretrizes para condução de uma auditoria, particularmente a seção de planejamento da auditoria;
• Expansão dos requisitos gerais de competências para auditores;
• Ajustes de terminologia para refletir o processo e não o objeto;
• Remoção do anexo contendo requisitos de competência para auditoria de disciplinas de sistemas de gestão específicos (devido ao amplo número de normas individuais de sistemas de gestão – não é prático incluir requisitos de competências para todas as disciplinas);
• Expansão do Anexo A para prover diretrizes para auditar (novos) conceitos como contexto da organização, liderança e comprometimento, foco em resultados de desempenho, auditorias virtuais, compliance, ciclos de vida de produtos/serviços e cadeia de suprimentos.

Michel Epelbaum – Diretor da Ellux Consultoria

Consulte nossos serviços de Consultoria, Treinamento e Auditoria em Sistemas de Gestão, inclusive nas Normas  ISO 14001, ISO 9001, ISO 45001, OHSAS 18001, ISO 19600, ISO 37001, ISO 50001, ISO 31000. 

Saiba mais sobre este e outros assuntos em nossos posts relacionados:

PUBLICADA A ISO 45001 – NOVA NORMA DE SAÚDE E SEGURANÇA

REFLEXÕES SOBRE A IMPLEMENTAÇÃO NA PRÁTICA DA ISO 9001/14001:2015 – PARTE I

NOVIDADES NAS NORMAS ISO DE GESTÃO AMBIENTAL!!!

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